Business Support
Freelance Business Support – Votre partenaire pour l’efficacité opérationnelle. Soutenir les entreprises sur une base temporaire ou liée à un projet dans différents domaines. Expérience internationale.
Manque de ressources ?
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Office management
Coordination des activités dites de support. Cela peut aller selon les cas des services généraux à la comptabilité en passant par la logistique, la sécurité, la gestion, la communication d’entreprise (communication interne et/ou externe), l’événementiel, les relations avec la presse, la paie et l’administration du personnel, le juridique. Management du personnel administratif.
L’office manager n’est pas nécessairement un spécialiste de chacun de ces domaines, mais il en a la compréhension. Pour la comptabilité et l’administration de personnel, par exemple, il pourra dans certains cas travailler avec un cabinet spécialisé.
Communication
Rédaction de communication interne/externe
Une bonne communication, c’est l’art de se comprendre, d’échanger des informations sans brouiller le message et d’assurer une bonne gestion des flux informationnels au sein de l’entreprise.
Pour établir une bonne communication entre les salariés mais aussi entre l’employeur et ses employés, il est important de s’intéresser aux différentes formes de communication afin de bien les utiliser.
La communication vers le bas / la communication vers le haut / la communication horizontale.
Prendre conscience de ces obstacles permet de les contourner et d’améliorer la communication au
sein de l’entreprise.
Gestion du temps
“Gestion du temps” est le processus d’organisation et de planification de la répartition du temps entre des activités spécifiques. Une bonne gestion du temps vous permet de travailler plus intelligemment – et non plus dur – pour que vous en fassiez plus en moins de temps, même lorsque les délais sont serrés et que les pressions sont élevées. Ne pas gérer votre temps nuit à votre efficacité et provoque du stress.
Planification de réunions
Planifier des réunions (face à face et virtuelles) au niveau international, différents fuseaux horaires
RH Généraliste
Administration des ressources humaines.
- Créer les nouveaux collaborateurs dans les plateformes RH et introduire les modifications administratives concernant le personnel
- Assurer et faciliter l’implémentation de toutes les procédures RH locales et régionales de l’entreprise
- Assister les managers dans la mise en place de ces procédures. Les rencontrer de façon régulière pour les informer des sujets HR spécifiques (absences, maladies, nouveaux contrats, fin de contrats, …)
- Participer à la vérification des prestations pour l’établissement et le traitement des salaires
- Rédaction des contrats de travail, avenants, documents sociaux
- Suivre des absences, assurances, chèques-repas, écochèques, cartes essences
- Déclaration des accidents du travail
- Organisation des visites médicales
- Règlement de travail (mise à jour p.ex.)
- Création, suivi et maintien des tableaux de bord RH
- Assurer le suivi de la procédure légale des engagements (contrat, offres salariales, bonus, …)
- Donner du support pour l’établissement des salaires
- Tenir à jour le dossier individuel des collaborateurs
- Donner du support à divers projets RH / développer des outils ou des méthodologies, selon l’approche “best practice”
Gestion des demandes de subsides
Gestion des demandes du début jusqu’à l’obtention de la prime. Dans le cadre du développement de vos activités, vous allez certainement être amené à réaliser toute une série de projets. Grace aux subsides, il est possible de réduite considérablement vos coûts de développement.
Suivi budgétaire
Le suivi budgétaire est une comparaison à une date donnée entre un budget prévisionnel et des dépenses réalisées.
Il facilite ainsi le pilotage des activités et la maîtrise du budget en analysant le passé (comparer les activités réalisées avec les dépenses faites) pour prévoir le futur (planification des activités et des dépenses correspondantes).
Le suivi budgétaire peut concerner le budget global de la structure, d’un projet ou d’un financement spécifique.
Gestion de factures
Comment organiser correctement la facturation ? L’organisation de la facturation implique de mettre en place un processus qui va du déclenchement de l’établissement de la facture au client jusqu’au suivi de son recouvrement complet.
Le processus de facturation
Qui est en charge de la facturation ? Quelle est l’application que la personne habilitée doit utiliser pour établir la facture ? Comment les informations utiles à la facturation lui sont communiquées ? Comment la facture doit-elle être transmise au client ? Comment la facturation est-elle contrôlée ?
Le suivi de la facturation et des règlements clients
Le suivi du règlement des factures émises et, le cas échéant, la relance des clients en retard de paiement sont des tâches particulièrement importantes pour l’entreprise. Une procédure bien définie doit être mise en place à ce niveau pour optimiser les encaissements clients, et donc la trésorerie de l’entreprise.
Demandes de VISA
Gestion des demandes de VISA : de la préparation des documents requis jusqu’à l’obtention du VISA.
Permis de travail et renouvellement
Gestion des demandes : préparation des documents requis permettant au demandeur d’introduire sa demande.
Workflow design
Votre entreprise se développe et c’est une bonne nouvelle. La gestion de votre administration doit alors se développer également. L’automatisation et l’efficacité sont primordiales.
Est-ce que :
L’administration de votre entreprise est un désastre ? Vous cherchez des solutions efficaces pour votre office management ? Vous souhaiter maîtriser vos processus administratifs ? La paperasserie entrave la croissance de votre entreprise ?
Si oui,
Le screening permet d’observer la réalité quotidienne et de découvrir les points faibles et les opportunités de croissance ; et vous aide à décider des solutions intelligentes mises en œuvre selon votre choix et vos priorités. La maintenance permet un contact régulier afin de refaire le point avec vous.
Académie Myriam Cremer
Je partage mon expertise avec vous. En travaillant efficacement, vous pouvez faire la différence aujourd’hui !
Je vous aiderai à faire le point et à implémenter les actions que vous aurez choisies.